Cómo justificar los gastos de la formación bonificada
Uno de los retos a los que se enfrentan los departamentos de recursos humanos y formación de las empresas es cómo justificar los gastos de la formación bonificada. Una adecuada justificación de los costes es fundamental para evitar sanciones y aprovechar al máximo el crédito formativo.
La formación bonificada se financia mediante las cuotas que las empresas pagan cada mes a la Seguridad Social. Por tanto, no representa un coste ni para el trabajador ni para la compañía.
Se consideran cursos bonificables todos cuyas materias impartidas tengan relación con las actividad desarrollada por la empresa y por el trabajador, y se realicen con el objetivo de mejorar sus competencias y habilidades profesionales.
Los departamentos de RRHH y formación de las empresas tienen una tarea nada despreciable: recopilar y organizar toda la documentación necesaria para justificar los gastos de la formación bonificada de forma correcta y presentarla ante Fundae.
Existen empresas especializadas en este tipo de asesoramiento, como Finanfor, que cuenta con más de 30 años de experiencia contrastada en la gestión y justificación de la formación bonificada, habiendo desarrollado este trabajo con más de 120 empresas de distintos sectores.
Estar asesorados con una empresa solvente y acreditada garantiza la correcta justificación de los gastos de la formación bonificada y evita sanciones y contratiempos con Fundae.
Guía de Fundae para justificar los gastos de la formación bonificada
Para facilitar la gestión a las empresas, la Fundación Estatal para el Empleo, Fundae ha creado un documento orientativo con preguntas frecuentes sobre cómo justificar los gastos de la formación bonificada.
Este documento, pese a contener las directrices en lo referente a gastos y conceptos, no garantiza la correcta aplicación de los mismos. Las empresas podrán ser objeto de actuaciones de seguimiento y control por parte de las administraciones competentes.
Es importante saber que será obligatorio conservar la documentación acreditativa de la formación durante cuatro años, incluyendo los soportes justificativos de los costes, su contabilización, así como la materialización del pago.
Además, y según el Artículo 5 de la Orden Ministerial TAS 2307/2007, las empresas beneficiarias de formación bonificada tienen la obligación de identificar en cuenta separada de su contabilidad todos los gastos de ejecución de acciones formativas.
Conceptos imputables en la justificación de costes
Estos son los principales conceptos imputables en la justificación de costes de las acciones formativas bonificadas por Fundae: * Costes directos
* Costes indirectos
* Costes de organización, en el caso de haber sido realizada por una entidad externa
* Costes salariales de los trabajadores que reciben la formación (no son bonificables, pero se tendrán en cuenta a efectos de la cofinanciación)
No se considerarán costes objeto de financiación pública, los bienes o servicios que no sean estrictamente necesarios para realizar la actividad formativa.
Cuáles son los costes directos de la formación aplicables
Hay un serie de costes directos que hay que conocer para poder imputarlos una vez completada la formación.
* Coste de los formadores internos y externos
* Amortización de equipos didácticos y plataforma tecnológicas
* Materiales didácticos y bienes consumibles
* Alquiler o amortización de las aulas, talleres o locales usados en la formación
* Seguros de accidentes de los participantes
* Gastos de transporte, manutención y alojamiento de participantes y formadores
¿Cómo se calcula el coste/hora del personal que participa en el desarrollo de la formación?
El coste/hora del personal propio se obtiene dividiendo el coste anual del trabajador por el número anual de horas trabajadas (delimitado por Convenio o contrato laboral).
El coste externo será el relativo a los honorarios del personal externo que imparta la formación, preparación del curso, tutorías y evaluación.
Se podrá incluir el coste de más de un formador por grupo, siempre y cuando se justifique la necesidad del mismo.
Para calcular la amortización de los medios didácticos utilizados en la formación, hay que tener en cuenta el número de horas de formación respecto al número de horas anuales de trabajo.
Si el alquiler del equipo didáctico se fija por un período superior al de formación, el coste imputable será, únicamente, el correspondiente al período de alquiler en el que se imparte la formación.
Si la acción formativa se imparte en modalidad de «teleformación», se podrá imputar el coste de los medios de comunicación utilizados entre formadores y participantes como coste directo.
El coste de amortización de las aulas se determinará atendiendo al número de horas de formación con respecto al número de horas anuales de trabajo (establecidas en Convenio), ajustándose a los metros utilizados y al número de horas de formación.
Otros costes directos imputables podrían ser un seguro de accidentes contratado por la duración completa de la formación, así como los gastos de transporte, alojamiento y manutención tanto de los formadores como de los alumnos.
Costes indirectos
Para calcular los costes indirectos que intervienen en una acción formativa se tendrá en cuenta la actividad formativa en relación a la actividad general de la empresa. Para acreditar el coste se debe elaborar un informe con el cálculo por cada concepto de coste imputado: luz, calefacción, limpieza, vigilancia, etc.
Existe un límite en la imputación de costes indirectos. A efectos de bonificación, la suma de los costes indirectos no podrá superar en ningún caso el 10% de la actividad formativa realizada y justificada.
Costes de organización
Se consideran costes de organización los derivados de las funciones que realizan las entidades externas a las que se ha encomendado la misma, incluyéndose todos aquellos relativos a las funciones que establece la normativa para las entidades externas. Dichos costes están limitados a un 10% del coste total de la acción formativa (20% para empresas de 1 a 5 trabajadores, y 15% para empresas de 6 a 9).
Costes salariales
Los costes salariales de los trabajadores que reciben formación en jornada laboral (entendiendo las horas de dicha jornada en las que realmente participan en la formación), no serán objeto de bonificación, pero se computarán para determinar la cofinanciación privada a la cual están obligadas las empresas cuya plantilla sea superior a 5 trabajadores. La cofinanciación se calcula hallando la diferencia entre el total de los costes admitidos (incluyendo los costes salariales) y el importe de la bonificación aplicada.
La formación bonificada a través de Fundae es una herramienta muy útil para formar al personal de la empresa. Pero no hay que olvidar que hay que seguir una serie de trámites y requisitos para que la bonificación surta efecto. De lo contrario, Fundae podrá reclamar la devolución de la bonificación aplicada.
Las empresas deberán guardar la documentación acreditativa durante cuatro años y podrán ser objeto de seguimiento y control por parte de las administraciones competentes. Por eso, siempre es una garantía acudir a empresas especializadas en justificar los gastos de la formación bonificada.
