Cómo gestionar la formación bonificada digitalmente
La gestión y comunicación a Fundae de las acciones formativas que realiza una empresa puede ser un trabajo tedioso y repetitivo, con muy poco valor añadido.
Afortunadamente, existen herramientas para gestionar la formación bonificada digitalmente, con un solo clic, de forma ágil y eficiente.
Son muchos los trámites necesarios para gestionar adecuadamente el crédito formativo de una empresa. Y todos ellos deben realizarse de forma precisa y exhaustiva, pues de lo contrario podríamos incurrir en irregularidades que acarrean importantes sanciones.
Estos son los pasos que hay que seguir para cumplir con una correcta gestión:
- * Darse de alta con cl@ve en la aplicación de Fundae.
* Informar a la Representación Legal de los Trabajadores (RLT) de las acciones formativas previstas para solicitar su informe prescriptivo.
* Comunicar el inicio de la acción formativa con, al menos, dos días de antelación.
* Realizar la acción formativa siguiendo los requisitos establecidos en la norma.
* Comunicar la finalización del curso con los datos de los participantes y los costes directos e indirectos.
* Aplicarse la bonificación a la formación en los Tc`s de cotizaciones a la Seguridad Social antes del boletín de diciembre.
* Conservar durante 4 años la justificación de las acciones formativas. Una vez finalizado el ejercicio Fundae comprobará que las bonificaciones practicadas son correctas y que no se ha superado el crédito disponible. - Dentro de este proceso la comunicación a Fundae incluye gestiones tales como:
-
o Comprobar que los datos de los alumnos son correctos y están completos.
o Asegurarse de que los participantes han firmado todas las asistencias, entrega de material y documentación.
o Cotejar qué trabajadores han cumplido al menos el 75% de la formación para poder bonificar su curso.
o Enviar las comunicaciones a través de la aplicación de Fundae, que algunas veces puede dar errores en las fechas de mayor saturación.
o Generar y clasificar toda la documentación y guardarla durante 4 años.
o Organizar todas las facturas de los diferentes proveedores externos para imputar los costes a cada curso y a cada empresa del grupo, en caso de Grupo de Empresas.
o Desglosar los Costes Internos en el caso de Formación Interna.
Lógicamente, todo este trabajo se multiplica cuanto mayor es el número de acciones formativas puestas en marcha por parte de la empresa.
Por ello, contar con el asesoramiento de una empresa con experiencia y recursos técnicos para gestionar la formación bonificada digitalmente ayuda a agilizar la gestión y a rentabilizar al máximo el crédito formativo.
Gestionar la formación bonificada digitalmente simplifica y optimiza el proceso
Hoy día son pocos los procesos de una empresa que no estén digitalizados.
La gestión de la formación bonificada no es ajena a la aceleración digital. Procedimientos que antes eran un dolor de cabeza, ahora están a un clic de ratón.
Finanfor lleva más de 30 años asesorando a grandes compañías de diversos sectores para optimizar la gestión de la formación bonificada ante Fundae.
Uno de los secretos de nuestro éxito son las herramientas de última tecnología que hemos creado para automatizar y agilizar todos los procesos y poder así gestionar la formación bonificada digitalmente.
Programa Skrates, el software de gestión de la formación adaptado a Fundae
Skrates es un software que se encarga de recabar y almacenar todos los datos que la aplicación de FUNDAE solicita para bonificar la formación.
La información se puede cargar de forma individual o colectiva, a través de documentos XML, desde cualquier navegador web o se puede conectar con el ERP de la empresa.
El programa se encarga de:
- * Generar los ficheros de Acciones, Inicios y Finalizaciones para Fundae.
* Crear toda la documentación relacionada, ya completada, como diplomas, controles de asistencia, cuestionarios de evaluación, o, comunicaciones a la RLT.
* Envía emails de forma automática con la documentación descargable en PDF.
* Imputa costes directos e indirectos según el Plan General Contable.
* Genera Anexos de facturas.
Si falta algún dato o hay algo que no concuerda, el programa lo detecta y nos avisa.
La aplicación nos permite llevar un control en tiempo real del estado de las bonificaciones: cursos comunicados, participantes, valoraciones económicas, etc.
Finanfor Signature, firma digital avanzada
Esta App de firma electrónica permite recoger y gestionar las firmas de los participantes en los cursos sin perder un minuto.
Con la APP:
- o No acumulas papel ni pierdes tiempo de trabajo en recoger las firmas.
o Te ahorra comprobar cuántos alumnos han completado el 75% de la formación.
o No es necesario archivar ni escanear papeles.
Sparbot, el robot que trabaja para ti mientras haces otras tareas
Sparbot ahorra un tiempo muy valioso al subir de forma automática los ficheros de acciones y de inicio y finalización a la aplicación de Fundae:
- o El robot coge directamente los ficheros, bien de SKRATES, o de la carpeta del ordenador que tú le indiques.
o Entra en la aplicación de Fundae con la firma digital de tu empresa.
o Sube los ficheros y comprueba que son válidos.
o Revisa constantemente que el proceso es correcto y avisa en caso de error.
Sparbot desarrolla su trabajo las 24 horas del día durante 365 días al año.
Cuestionarios Online para evaluar la satisfacción de los participantes
Esta herramienta permite saber cuál es el grado de satisfacción con los cursos de un simple vistazo. Se conecta con Skrates para recoger los datos de la formación:
- * Genera cuestionarios de satisfacción.
* Envía un mail a los participantes para que lo completen online.
* Genera informes sobre el grado de satisfacción.
Gestor Documental, toda la información guardada en la nube
El gran valor añadido de este Gestor Documental es que almacena toda la información en la nube, sin ocupar ni un metro cuadrado de tu oficina.
El Gestor archiva de forma automática toda la documentación oficial que genera Skrates sobre los cursos de formación:
- * Almacena la información durante 4 años.
* Cada documento lleva un código de barras que permite su fácil localización y clasificación.
* Genera archivos PDF para enviar a Fundae o para imprimir.
En definitiva; las herramientas para gestionar la formación bonificada digitalmente permiten mejorar el rendimiento de los departamentos de formación. Así se liberan de tareas burocráticas y repetitivas.
Estas tecnologías hacen que la relación con Fundae sea más fluida y segura, evitando errores y posibles sanciones y rentabilizando al máximo el crédito formativo.
