Guía telemática para justificar costes ante FUNDAE

Es esencial justificar costes ante FUNDAE de forma correcta para una buena gestión de los gastos por formación bonificada. Una mala gestión y/o imputación de estos gastos puede tener como consecuencia la devolución de lo bonificado, además de graves sanciones.

Por ello es importante que las empresas beneficiarias aprendan con ayuda de la Guía telemática para justificar costes ante FUNDAE, elaborada por la propia Fundación Estatal para la Formación en el Empleo .

A través de este documento pueden conocer cómo documentar, justificar e imputar los costes derivados de cualquier actividad formativa para la que se haya solicitado la bonificación, y así cumplir con los requisitos exigidos por la Fundación. 

Esta justificación de costes de las actividades formativas se debe realizar de forma online, utilizando la aplicación que FUNDAE ha creado a este efecto.

La Fundación tiene también una útil guía para explicar esta aplicación telemática y facilitar su comprensión por parte de los beneficiarios.

Desde la aplicación hay que acceder al módulo de COMUNICACIÓN, donde aparecen tres pestañas: Actividad Formativa, Costes y Certificación. Para incorporar todos los costes del Plan de Formación hay que situarse en la pestaña de COSTES.

Conceptos imputables a la hora de justificar costes ante FUNDAE 

Todos los costes tendrán un campo de referencia que será un código alfanumérico que no puede repetirse y que asignará el usuario al añadir un soporte justificativo. 

Todos los soportes justificativos presentados (facturas, nóminas, contratos, etc.) deberán estar identificados con su referencia correspondiente.

Para comprobar los costes incurridos en una acción formativa, la entidad beneficiaria debe introducir en la aplicación de justificación de costes todos los archivos en formato pdf, tanto de los soportes justificativos de gasto y pagos, como de todo aquello relacionado con la justificación de costes.

Todos los costes tienen en la aplicación una referencia que será un código alfanumérico. Las referencias sirven de guía para agrupar los soportes justificativos.

En la aplicación para justificar costes ante FUNDAE irán apareciendo de forma sucesiva pantallas con instrucciones precisas sobre cómo rellenar cada campo para pasar a la pantalla siguiente. 

Coste de personal:

Aquí se imputarán, siguiendo las instrucciones de la aplicación, los siguientes costes: 

Relación con el Plan y si es coste directo o indirecto. 

• Concepto. 
  • Directos: impartición o tutorías, Preparación, elaboración y adquisición de material didáctico, publicidad y difusión y evaluación y control.
  • Indirectos: apoyo, gestión y ejecución.
• Horas imputables a la actividad (no superior a las horas trabajadas).
• Importe: calcular el importe a imputar.
• Número de actividad. 
• Actividades formativas a las que se imputa el coste.

Otros costes

• Relación con el Plan: es siempre un coste indirecto.
• Concepto: el tipo de gasto que se va a imputar: vigilancia, mensajería, limpieza, correo, agua, etc. 
• Calefacción, luz y gastos financieros.
• Importe: aquí se debe indicar la cuantía a imputar.

Factura 

• Relación con el Plan: se seleccionará en función de si el coste a imputar es directo o indirecto.
• Concepto. 
  • Costes Directos: 
    • Impartición, tutorías presenciales o a distancia, tele formación, preparación, apoyo al formador en tutorías y evaluación. 
    • Elaboración y adquisición de material didáctico y bienes consumibles.
    • Alquiler de equipos.
    • Alquiler de aulas, talleres y demás superficies utilizadas.
    • Seguros de Accidentes y Responsabilidad civil de participantes.
    • Publicidad y difusión.
    • Evaluación y control.
    • Informe auditor.

• Costes Indirectos: el personal de apoyo, gestión y ejecución.
• Actividades formativas a las que se imputa el coste

Gasto de desplazamiento de docentes/personal interno

En este epígrafe se deberán completar los siguientes campos: 

• Relación con el Plan: Se deberá seleccionar si el coste a imputar es directo o indirecto. 
• Actividad/número de actividad.
• Concepto: Manutención, transporte o alojamiento.
• Importe: Se indicará la cuantía a imputar.
• Número de actividad formativa.
• Actividades a las que se imputa el coste.

Gasto de desplazamiento de participantes

En este epígrafe será necesario reflejar los costes referentes a: 

• Relación con el Plan: en este caso es directo
• Concepto: se seleccionará si se trata de un coste de manutención, transporte o alojamiento.
• Nº de participantes: se indicarán los participantes cuyo coste se va a imputar.
• Importe: se indicará la cuantía a imputar.
• Número de actividad formativa
• Actividades a las que se imputa el coste.

Amortización 

Aquí se deben imputar en la aplicación los siguientes apartados: 

• Concepto y relación con el plan: si es un coste directo o indirecto. 
• Horas imputables a la actividad (como máximo, las horas certificadas)
• Importe (se debe pulsar en “calcular”)
• Número de actividad formativa.
• Actividades formativas a las que se imputará el coste. 

La Guía telemática para justificar costes ante FUNDAE desarrolla casi la totalidad de los conceptos que hay que tener en cuenta. Al no estar actualizada, es aconsejable descargarse el fichero PDF para su lectura. 

Es importante tener presente que, a efectos de bonificación, el total de los costes indirectos no podrá superar en ningún caso el 10% de la actividad formativa realizada y justificada.

Existe un apartado llamado ANEXAR DOCUMENTACIÓN en el que se explica cómo adjuntar los ficheros (exclusivamente archivos pdf), cómo vincularlos a las referencias de costes y cómo consultar los documentos anexados.

Como se ve, justificar costes ante FUNDAE de la formación bonificada tiene su complejidad por lo que es aconsejable contar con el asesoramiento de empresas especializadas como Finanfor, una compañía que lleva más de 30 años realizando esta labor.